Hoe bepaal ik het budget voor mijn bedrijfsevent?
Het organiseren van een bedrijfsevent kan een hele uitdaging zijn.
Er moet niet alleen naar praktische en logistieke uitdagingen gekeken worden.
Het financiële plaatje is namelijk ook heel belangrijk.
Als je zelf niet weet welke middelen je ter beschikking hebt, is het bijna onmogelijk om te beginnen met de organisatie van je bedrijfsevent.
1. Hoe bepaal ik mijn buget?
Ieder bedrijf maakt een jaarlijkse financiële planning op. Hier worden de budgetten toegewezen voor bijvoorbeeld marketing, sponsoring en events.
Vaak wordt er voor de events met percentages gewerkt in plaats van vaste bedragen om het budget te bepalen.
Hoeveel er ter beschikking gesteld kan worden is afhankelijk van de winstgevendheid en grootte van het bedrijf.
Bij een goed economisch jaar zal er een groter budget beschikbaar zijn ten opzichte van een slecht economisch jaar.
2. Welke aantallen verwachten we?
Een groter bedrijf heeft meer medewerkers om kosten over te verdelen.
De “vaste” kosten zoals zaalhuur, animatie, etc. veranderen niet en zijn niet afhankelijk van het aantal aanwezigen.
Het is dan ook belangrijk dat er rekening word gehouden met schaalvergrotingseffecten.
€ 1000 verdelen over 50 personen heeft namelijk meer invloed op de prijs per persoon dan diezelfde € 1000 verdelen over 250 personen.
Wanneer men opzoek gaat naar een locatie is het dus belangrijk dat er gekeken wordt naar prijs per persoon in plaats van de volledige kostprijs.
Zo heb je een betere kijk op wat dit doet voor je budget en gaat dit niet ten koste van je budget voor bijvoorbeeld animatie of catering.
3. Wat willen we bereiken met ons event?
De grootte van het budget hangt natuurlijk ook af van de gelegenheid.
Als er een jubileum te vieren is, mag het vaak al wat meer kosten en grootser aangepakt worden.
Wanneer het gaat over een teambuildingactiviteit zal hier een beperkter budget ter beschikking zijn.
Ook is het budget afhankelijk van de frequentie waarmee de events worden georganiseerd.
Als er één groot event per jaar is zal dat een aanzienlijker budget zijn dan wanneer er meerdere kleine events worden georganiseerd.
4. Waar en wanneer?
Het is belangrijk dat je alle opties verkent om zo het best mogelijke uit je budget te halen.
Een event dat enkele uren duurt of verspreid is over een hele dag is natuurlijk ook belangrijk bij het bepalen van je budget.
Voor een bedrijf zijn vaak januari, juni, september en december de populairste maanden voor de organisatie van een event, personeelsfeest, teambuilding, opendeur, nieuwjaarsreceptie, kerstfeest, etc.
Maar ook voor leveranciers van events zijn dit zeer drukke maanden.
Als we gaan kijken naar het laagseizoen: februari, maart en april, dan kan het financieel al eens meevallen.
Qua data kiezen gaat dit meer opties bieden, maar ook bieden leveranciers kortingen of voordeligere tarieven aan om hun laagseizoen te vullen.
5. Hoe gaan we iedereen entertainen?
Entertainment brengt al snel een grote kost met zich mee.
De huisdj van de zaal is zeker en vast in staat om een feest goed te begeleiden en er iets leuk van te maken.
Zij zijn over het algemeen ook de meest betaalbare optie.
Als we kijken naar livebands of keynote sprekers zitten we al in een andere prijsklasse.
Maar voor een echt feest van formaat kijken we snel naar BV’s en bekende groepen.
Zij brengen natuurlijk een serieus prijskaartje met zich mee.
Het is van het begin belangrijk om te weten welke richting je met de muziek wilt uitgaan. Zo kan je een reëel bedrag “reserveren” in je budget om hier aan te spenderen.
6. Welke catering optie kies je?
Natuurlijk hangt een groot deel van het kostenplaatje af van de culinaire ervaring die je aanbied.
Het type catering heeft ook veel invloed op de sfeer die er gecreëerd wordt en is dus geen onbelangrijke factor.
Ook het dranken aanbod aan de bar is belangrijk.
Houden we ons aan een afgesproken selectie of mogen er ook cocktails geserveerd worden?
Het aanbod en de regeling met de catering heeft namelijk ook een grote impact op de kosten.
7. Ervaringen en verwachtingen
Als het niet de eerste keer is dat jij of je bedrijf een event organiseren, kijk dan naar het verleden.
Spreek mensen aan en vraag naar hun ervaringen.
Welk event is hun bijgebleven en om welke reden?
Heb je toen alles uit de kast gehaald om het event te organiseren of was het juist het event met het minste budget dat het meeste succes kent?
Baseer je op de meningen die er zijn, leer van de vorige edities en begin eraan.
Een event organiseren voor een bedrijf zal altijd moeilijk zijn. Maar aan de hand van deze tips om je budget te bepalen hopen wij dat je er ook deze keer een top editie van maakt.
Ben jij benieuwd wat wij met jouw budget kunnen realiseren?
