Hoe bereiden jullie je best voor op een locatiebezoek?
5/12/2025
Na een korte brainstormsessie hebben jullie een globaal idee van hoe jullie feest eruit zal komen te zien.
Na een (online) zoektocht zijn er ook enkele afspraken ingepland om locaties te bezoeken.
Maar wat is er belangrijk om te weten te komen tijdens zo’n bezoek?
1. Beschikbaarheid en capaciteit
Tijdens de initiële aanvraag zal er vast wel over beschikbare data gepraat zijn. Zo kan jullie voorkeursdatum nog vrij zijn of er zijn nog data beschikbaar in jullie gekozen periode.
Natuurlijk kan er veel gebeuren tussen de eerste mail en de eerste afspraak. Vraag tijdens je afspraak dus zeker na of jullie gekozen datum nog beschikbaar is.
Bij interesse in de locatie en in afwachting van de offerte kan het fijn zijn om jullie datum in optie te zetten. De meeste locaties doen dit vaak vrijblijvend voor een vastgestelde periode van bijvoorbeeld 2 weken. Na deze 2 weken is het aan jullie om een beslissing te nemen of om een verlenging te vragen als dat mogelijk is.
Als je al een schatting hebt van het aantal gasten is het ook belangrijk om te vragen of hier genoeg ruimte voor is en welke cateringformules er mogelijk zijn.
Het is interessant om te weten hoe flexibel een zaal is. Wanneer moet het definitieve aantal gasten doorgeven worden, wanneer moet de definitieve menukeuze doorgegeven worden, …
Als hier goede afspraken rond gemaakt worden, zal dat je veel kopzorgen besparen.
2. Waar betalen we voor?
Wat is de huurprijs van de zaal en wat is daarbij inbegrepen?
Om een goed totaalbeeld te krijgen van jullie budget is het belangrijk om alle kosten te kennen.
Komt er bijvoorbeeld voor meubelen, servies, linnen, … nog een extra kost bij of is dit omvat in de huurprijs?
Is er een extra poetskost waar jullie rekening mee moeten houden?
Moeten jullie een waarborg betalen?
Komen er kosten bij voor het parkeren?
Zijn er kosten als jullie een eigen DJ inschakelen?
Komen er kosten bij als jullie zelf decoreren?
En zo zijn er veel extra’s waar jullie misschien niet snel aan denken.
Door goed voorbereid naar een locatie te gaan, kunnen jullie een realistisch beeld creëren van de kosten die je kan verwachten.
3. Catering en dranken
Locaties hanteren vaak hun eigen catering, wat kan betekenen dat ze een eigen chef in dienst hebben of samenwerken met een gespecialiseerd cateringbedrijf. Dit zorgt ervoor dat de kwaliteit en service goed op elkaar zijn afgestemd en dat de gerechten passen bij de sfeer en stijl van de locatie.
Binnen het aanbod van deze cateringdiensten zijn er doorgaans diverse opties waaruit je kunt kiezen. Denk hierbij aan een uitgebreid buffet, een verfijnd diner met meerdere gangen, een walking dinner of een informele barbecue. Daarnaast bieden veel locaties ook mogelijkheden voor dieetwensen, zoals vegetarische, veganistische, halal- of glutenvrije maaltijden.
Sommige locaties werken met vaste cateringpakketten, terwijl andere juist maatwerk aanbieden zodat de catering volledig aansluit bij de wensen van de gast. Dit kan variëren van een eenvoudige lunch tot een luxe culinaire ervaring met live cooking en foodcorners. Op die manier is er voor elke gelegenheid en elk budget een passende culinaire invulling te vinden.
Bieden jullie graag iets speciaal aan tijdens het aperitief of organiseren jullie een happy hour tijdens het dansfeest?
Dan is een mocktail of cocktail misschien net wat jullie zoeken.
Dit kan vaak met de locatie geregeld worden of met een externe leverancier.
4. Logistiek en planning
Hebben jullie gekozen om gebruik te maken van de decorateur/bloemist van de zaal of kiezen jullie voor een externe leverancier?
Hoe kan de locatie jullie hier in ondersteunen?
Wanneer jullie kunnen beginnen met decoreren is natuurlijk heel belangrijk.
Krijg je de vrijheid om dit 1 à 2 dagen voor jullie feest te doen of is er de avond ervoor nog een ander event en is de locatie pas de dag van jullie feest om 12 uur beschikbaar?
Natuurlijk is het onmogelijk om een jaar op voorhand hier een definitief antwoord op te geven. Spreek dus goed af wanneer dit ongeveer bevestigd zou kunnen worden.
Het afbreken van de decoratie hangt af van de locatie.
Doe je dit direct na het feest terwijl de DJ aan het opruimen is?
Of kom je hiervoor terug? Dit kan vaak door de week maar in sommige gevallen kan dit ook de dag na het feest, dus vraag het zeker na.
Is er een aparte ruimte voorzien waar je als koppel enkele spullen kan stockeren, je kan opfrissen of cadeaus kan wegzetten?
En is er een aparte ruimte voor een eventuele ceremonie en aperitief? Op deze manier blijft de diner zaal een verrassing voor al jullie gasten.
5. Flexibiliteit en aanpassingen
Wanneer we kijken naar de indeling van de locatie kan het zijn dat je een vaste opstelling moet volgen of dat deze volledig te bespreken is met de locatie.
Zeker de moeite om te horen hoe de locatie dit aanpakt.
Als we kijken naar decoratie kan het zijn dat er bepaalde richtlijnen zijn.
Bijvoorbeeld het gebruik van stompkaarsen, niet rechtstreeks op de tafellinnen zetten maar hier iets van onderzetter voor voorzien.
Het gebruik van confetti in een tuin word bijvoorbeeld afgeraden maar natuurlijke bloemblaadjes mogen dan weer wel.
Bij vuurwerkstokjes krijg je vaak een waarschuwing of mag het gewoon niet wegens de schade die er aan de tafellinnen kan komen.
Dit is al een groot deel van zulke richtlijnen maar bij iedere locatie variëren deze ook.
Als jullie niet zeker zijn over hoe de locatie omgaat met bepaalde dingen, vraag het dan zeker aan hen. Zo kom je niet voor verrassingen te staan tijdens het decoreren.
Als er gevraagd word voor een eerste offerte, kiezen jullie ook direct een menu. Maar wat als jullie achteraf het menu nog willen veranderen? Kan dit dan en tot wanneer kan dit?
Zo kunnen jullie bijvoorbeeld na het bijwonen van een ander trouwfeest toch nog wisselen van cateringformule als deze jullie beter aanstaat.
Wat als er na weken regen en slecht weer plots mooi weer is. Kan je locatie het aperitief last minute buiten voorzien?
Jullie feest is in volle gang en jullie wensen langer door te gaan, is dit een mogelijkheid en wat is het absolute einduur?
6. Ervaring en ondersteuning
De meeste locaties zijn het gewend om huwelijken, bedrijfsfeesten, verjaardagen, etc. te organiseren en hebben dus heel veel ervaring waar jullie gebruik van kunnen maken.
Zo zullen zij waarschijnlijk een ervaren eventcoördinator of verantwoordelijke hebben waar jullie de dag zelf op kunnen vertrouwen.
Vaak hebben zij ook veel ervaring met verschillende leveranciers. Denk aan DJ’s, fotografen, live bands, bloemisten, etc.
Dus als je iemand nodig hebt kunnen zij jullie zeker helpen met het vinden van de juiste persoon.
Met een goede voorbereiding halen jullie het meeste uit jullie locatie bezoeken. Door de juiste vragen te stellen en aandacht te hebben voor de details, krijgen jullie niet alleen een compleet beeld van wat mogelijk is, maar voorkomen jullie ook verrassingen achteraf. Zo kunnen jullie met een gerust hart en een duidelijk plan toewerken naar jullie perfecte feest.
Zijn jullie benieuwd naar wat wij te bieden hebben?
Plan een bezoek in en ontdek wat wij voor jullie kunnen betekenen!
